Um es einmal in Zahlen auszudrücken, könnte ich auch sagen: 2,5 Monate intensive Vorbereitung, 6 Tage Aufbau, 3 Tage Laufzeit und 1,5 Tage Abbau – und schneller als gedacht ist eine Messeplanung schon wieder Vergangenheit und damit mein erstes Veranstaltungsprojekt für die KlimaExpo.NRW abgewickelt. Warum sich diese Zahlen bei mir eingeprägt haben? Das ist ganz einfach zu beantworten, da ich erst einen Monat vor Beginn der Vorbereitungsphase zum Team der Öffentlichkeitsarbeit der KlimaExpo.NRW als Eventmanagerin dazu gestoßen bin. Nach einer ersten Einarbeitungszeit bin ich direkt in die Planung und Vorbereitung zur E-world 2017 – der europäischen Leitmesse der Energiewirtschaft – eingestiegen.

Die Messe war für uns von besonderer Bedeutung, da sie zusammen mit dem 21. Fachkongress Zukunftsenergien der EnergieAgentur.NRW, den Auftakt in das Jahr unserer Zwischenpräsentation 2017 darstellte. Ein ereignisreiches Jahr, in dem wir die Klimaschutzvorreiter und -schrittmacher des Landes mit vielfältigen Formaten der Öffentlichkeit präsentieren und zugänglich machen. Der erste Schritt in diesem Jahr war es, unseren Projekt- und Fachpartnern auf der E-world eine eindrucksvolle Fläche zu schaffen, um gemeinsam das Klimaschutzland NRW zu präsentieren. Eine ganz besondere Herausforderung, wie sich zeigte:

Zunächst musste ein Ausstellungskonzept für die über 1.000 Quadratmeter stolze Fläche in der Galeria der Messe Essen entwickelt werden. 13 Themeninseln und ein Forumsbereich sollten innerhalb der Ausstellungsfläche als Rahmen für die Präsentation entstehen. Unsere Projektpartner wurden bereits ein Jahr zuvor auf die Ausstellungsmöglichkeit hingewiesen und Exponatmöglichkeiten abgefragt. Die Exponate galt es nun den Inseln thematisch zuzuordnen und die Flächen nach Maß zu planen. Bei der Anzahl unserer vielen Klimaschutzakteure war schon alleine diese Koordination eine Herausforderung für die Organisation. Die Exponate sollten letzten Endes Hauptbestandteil der Ausstellung werden und dazu gehörte natürlich auch eine entsprechend gestaltete Umgebung. Hierzu wurde in Zusammenarbeit mit einem Messebauer abgestimmt, in wie weit Rückwände gestaltet werden können, wo und wie die Exponate auf Podeste aufgestellt und bei Bedarf an Strom, Wasser oder einer Internetverbindung angeschlossen werden können. Gemeinsam wurden Aufplanungen und die Zuteilung der Exponate aber auch beispielsweise der Neubau von Exponaten kontinuierlich abgestimmt.

222 Projekte

über 60 Exponate

130 Projektansprechpartner

Unser Team kümmerte sich dabei um die verschiedensten Aufgaben – sei es die Koordination sämtlicher grafischer Abbildungen für Rückwände, Stelen, Exponate sowie für die Flyer, Broschüren, Plakate oder die Onlinebewerbung, die Gewinnung von Projektansprechpartnern als Standbetreuer vor Ort, die Ausgestaltung des Forenprogramms zum Tag der Kommunen und dem Karrieretag, die Organisation von Exkursionen zu unseren Qualifizierten Projekten, die Pressearbeit und Werbemaßnahmen rund um die Messe, als auch die Gestaltung des „Internetcafés“ und unseren Beitrag zum Fachkongress Zukunftsenergien 2017 – nur um ein paar der Puzzleteile zu benennen.

Zu meinen Aufgaben gehörte zum Beispiel die Vorbereitung der Exponatplaketten vor Ort, die Logistik sämtlicher KlimaExpo.NRW-Materialien und auch die der Exponate, die Versorgung mit Essen und Getränken vor Ort, sowie die Abwicklung einiger weiterer Bestellungen für Ausstattung und Infrastruktur durch die Messe Essen und die Betreuung verschiedener Dienstleistungen wie Reinigung, Bewachung und Hostessen.

Sie sehen, die Aufgaben der Messevorbereitung sind sehr vielseitig und abwechslungsreich. Teilweise werden auch Aspekte geplant, für die es generell noch keine Erfahrungswerte gibt, die also von der Konstruktion auch neu gedacht sind, weil sie in der Form vorher noch niemand umgesetzt hat. Dabei ist es umso wichtiger, dass sich alle Projektbeteiligten eng abstimmen, austauschen und gewissenhaft der einzelnen Puzzleteile annehmen, sodass dann vor Ort auf der Messe alles ein großes Gesamtbild ergibt und funktioniert. Auf das entstandene Gesamtbild unserer Präsentation sind wir sehr stolz und konnten den Besuchern das Klimaschutzland NRW mit seiner Bandbreite an unterschiedlichen Projekten präsentieren.

 

Unser Veranstaltungsvideo zur E-world 2017 vermittelt einen Eindruck von unserer Präsentation:
Heute schon das Morgen erleben